fi

Digitaaliarkiston käyttöohjeet

Aineiston hakeminen:

Haku:

Digitaaliarkistossa olevan aineiston haku tapahtuu vapaavalintaisten hakusanojen avulla. Hakusanat eivät voi kohdentua aineistojen tekstisisältöön, vaan Vakka arkistotietokannan metatiedoissa sekä Digitaaliarkiston hakemistoissa oleviin hakusanoihin. Voit suorittaa haun sekä erisnimillä (esim. paikkojen nimet) että yleisnimillä (esim. mylly, maakirja). Hakukenttään ei välttämättä tarvitse kirjoittaa kokonaista sanaa. Kannattaa huomioida, että esimerkiksi seurakuntien nimet eivät ole perusmuodossa, vaan genetiivissä, esim. Elimäen seurakunta. Elimäki hakusanana ei tuota osumaa Elimäen seurakunnan aineistoon.

Hakutulokset:

Hakutulokset-sivulla näkyvät kaikki digitaaliarkistoon tallennetut arkistonmuodostajat, arkistot, sarjat ja arkistoyksiköt, joiden nimessä hakukenttään kirjoittamasi hakusana esiintyy. Hakutulokset eivät välttämättä aihepiiriltään liity toisiinsa.

Kun klikkaat arkistonmuodostajan nimeä, pääset kyseisen arkistonmuodostajan toiminnasta syntyneisiin arkistoihin. Arkiston nimeä klikkaamalla pääset kyseisen arkiston sisältämien sarjojen luetteloon. Sarjalla tarkoitetaan arkistoyksikköjen muodostamaa kokonaisuutta. Sarjan sisältämien arkistoyksikköjen luetteloon pääset klikkaamalla sarjan nimeä.

Arkistoyksiköllä tarkoitetaan sidosta, karttaa tai samaa asiakirjaa koskevaa asiakirjanippua (aktia). Arkistoyksikön nimen ja vuosiluvun perässä suluissa mainittu kirjain ja numerotunnus viittaa arkistoyksikön tunnukseen. Jos numero on muotoa B:46:1 kyseessä on arkistoyksikön osa.

Numeroilla merkityt digitoidut jaksot viittaavat asiakirjan sivuihin. Jos numerosarjasta puuttuu välistä jokin numero, asiakirjasta on todennäköisesti kuvattu kerrallaan kokonainen aukeama. Aukeaman molemmilla sivuilla voi olla oma numeronsa, mutta digitoiduksi jaksoksi on merkitty niistä vain ensimmäinen.

Kunkin arkistoyksikön yhteydessä on linkki takaisin siihen arkistonmuodostajaan, arkistoon ja sarjaan, joiden alle arkistoyksikkö kuuluu.

Käyttöliittymä:

Digitaaliarkiston käyttöliittymän toiminnallisia ominaisuuksia muutettiin 30.7.2010. Tavoitteena on ollut parantaa entisestään sekä liikkumista aineistomassan seassa että myös helpottaa kuvien katselemista. Digitaaliarkiston kehittäminen jatkuu edelleen syksyllä 2010. Ohjeen tekijät ottavat kehitysideoita vastaan. 

DIGITOITUJEN ASIAKIRJOJEN ASETTAMINEN INTERNETIIN 

Henkilötietojen käyttöä säätelee henkilötietolaki (523/1999). Henkilötietojen laittaminen avoimeen internet-verkkoon merkitsee, että henkilötietoja luovuttava rekisterinpitäjä (esim. kotisivun haltija) ei enää voi hallita kyseisten tietojen käyttöä. Tämän vuoksi henkilörekisteritietoja ei voida asettaa internetiin, kun katsotaan, että henkilötietolaki tulee sovellettavaksi kyseisiin aineistoihin. Harkinta siitä sovelletaanko henkilötietolakia Kansallisarkiston Digitaaliarkistossa oleviin aineistoihin kuuluu tietosuojaviranomaisille, lähinnä tietosuojavaltuutetun toimistolle (HetiL, 38 ja 40 §).

Digitaaliarkistossa liikkuminen:

Digitaaliarkisto luo kuvan päälle ”murupolkua” jokaisesta liikkeestä, minkä palvelussa teet. Selatessasi arkistoja on helppo palata taaksepäin, halusit sitten takaisin sarjatasolle tai vaikka suoraan arkistonmuodostajaan. Murupolku huomioi myös Digitaaliarkiston hakemistot, mikäli sellainen on syötetty.

Selaimen eteen-/ ja taaksepäin –nappien käyttäminen saattaa sotkea navigoinnin, joten suositeltavaa on käyttää Digitaaliarkiston omia linkkejä ja toimintoja.

Hakutulokset –painike vie edellisen haun tuloksiin. Hakusivulla on alasvetovalikko, joka listaa hakutuloksia kymmenen edellisen haun kohdalta.

Arkistoyksiköiden jaksot eivät ole suoraan näkyvissä selausnäkymässä. Selaamisen helpottamiseksi arkistoyksikön nimikkeen alla on linkki, joka vie analogisen aineiston säilytysyksikkötietoihin VAKKA-arkistotietokantaan. VAKKA-linkistä selviää myös, mikäli digitoitu aineisto sisältää arkistoyksikön otsikossa mainitun aineiston lisäksi muita kokonaisuuksia. Edellä mainittuja on usein seurakuntien arkistoissa, kun digitointiteknisistä syistä on jouduttu digitoimaan useampi arkistoyksikkö saman arkistyksikön sisälle (esimerkiksi syntyneet, vihityt ja kuolleet ovat useasti liitetty syntyneiden arkistoyksikköön). Pyydämme teitä tarkastamaan em. linkin ennen palautteen lähettämistä.

Arkistoyksikön hakemistoa pääsee puolestaan tarkastelemaan painamalla arkistoyksikön nimikettä. Mikäli arkistoyksikölle ei ole luotu hakemistoa, näyttää järjestelmä kaikki arkistoyksikköön kuuluvat jaksot ja kuvatiedostot.

Kuvien katseleminen:

Ensimmäiseen kuvaan tultaessa ladataan noin 300 kt:n kokoinen javascript-tiedosto, joka saattaa aiheuttaa pientä viivästystä hitailla yhteyksillä. Ensimmäisen latauksen jälkeen tieto tulee selaimen välimuistista. Kuva on pienennetty ruudulle, mutta ei näy kokonaisuudessaan. Alalaidan saat näkyviin siirtämällä kuvaa. Kuvaa voidaan siirtää vasemman reunan nuolinäppäimellä tai hiirellä raahaamalla.

Kuvaan saapuessasi näytöllä on pieni jpeg –tiedosto, joka muuttuu suuremmaksi HQ-jpg tiedostoksi, mikäli zoomaat kuvaa suuremmaksi.

Kuvaa voit suurentaa joko vasemmassa laidassa sijaitsevalla liukusäätimellä tai hiiren rullalla.

Suurennettavan kohdan voit valita myös piirtämällä shift-nappi pohjassa suorakulmion haluamasi kohdan päälle.

Käyttörajoitetut kuvat näkyvät ns. vanhassa näkymässä ja em. kuvan suurennustoiminnot toimivat eritavoin.

Kuvien tallentaminen:

Kuvan yläpuolella oikealla on painike ”Tallenna kuva”, jota klikkaamalla aukeaa ruutu josta on mahdollisuus avata kuva erillisellä ohjelmalla tai tallentaa tiedostona omalle koneelle. Tallennettaessa tiedoston nimeksi tulee automaattisesti arkistoyksikön nimi ja kuvan jaksonumero. Kuvat tallentuvat jpg tiedostoina.

Kuvien julkaiseminen:

Kansallisarkiston digitaaliarkistossa oleviin asiakirja-aineistoihin ei liity tekijänoikeuksia koskevia rajoituksia eikä muita käyttörajoituksia (poikkeuksena kuitenkin ne aineistot, joita voidaan käyttää vain Kansallisarkiston ja maakunta-arkistojen päätteiltä). Tämän vuoksi niitä voidaan julkaista sekä paperijulkaisuina että sähköisinä julkaisuina. Julkaistaessa näitä aineistoja on ehdottomasti ilmoitettava seuraavat tiedot: laitos, jossa alkuperäisiä asiakirjoja säilytetään (Kansallisarkisto, ao. maakunta-arkisto); arkisto/kokoelma (esim. Maanmittaushallituksen kartat kruununmaaluettelot-arkisto); arkiston/kokoelman yksikkö (esim. Hämen läänin maakirja 1875-1875, (50)).

Käyttörajoitukset:

Osa digitoiduista aineistoista on lainsäädäntöön ja luovutussopimuksiin perustuen näyttö- ja käyttörajoitettuja. Näyttö- ja käyttörajoitukset kohdistetaan aina kokonaisiin arkistoyksikköihin.

Käyttörajoitettuun aineistoon kuvatiedoston sijaan tulee ilmoitus: Aineisto on käyttörajoitettua ja on katsottavissa Kansallisarkiston sisäverkosta kirjautumalla. Pääsy edellyttää tunnusten ja käyttöluvan anomista Kansallisarkiston tutkijasaleissa.

Näihin aineistoihin on pääsy Kansallisarkiston toimipaikoissa. Pääsy edellyttää tunnusten ja tarvittaessa käyttöluvan anomista Kansallisarkiston tutkijasaleissa.

Näyttörajoitettuun aineistoon kuvatiedoston sijaan tulee ilmoitus: Aineisto on näyttörajoitettua ja on katsottavissa Kansallisarkiston tutkijasaleissa ilman kirjautumista.

Nämä aineistot ovat nähtävissä Kansallisarkiston tutkijasaleissa ilman kirjautumista.

Lisätietoja löytyy Arkistojen Portista - linkki Digitaaliarkiston etusivulla.

Sisällysluettelo:

Joistakin arkistoyksiköistä on olemassa tarkempi sisällön kuvaus. Siihen pääsee arkistoyksikön yhteydessä olevasta sisällysluettelo-linkistä. Myös sisällysluettelo-sivuilta pääsee digitoitujen jaksojen numeroita klikkaamalla katsomaan kyseisiä asiakirjasivuja.

Arkistoyksiköiden jaksot eivät ole enää suoraan näkyvissä selausnäkymässä. Selaamisen helpottamiseksi arkistoyksikön nimikkeen alle on lisätty linkki, joka vie paperisen aineiston säilytysyksikkötietoihin VAKKA-arkistotietokantaan.

Arkistoyksikön hakemistoa pääsee puolestaan tarkastelemaan painamalla arkistoyksikön nimikettä. Mikäli arkistoyksikölle ei ole luotu hakemistoa, näyttää järjestelmä kaikki arkistoyksikköön kuuluvat jaksot ja kuvatiedostot.